POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Este documento contiene la Política de Tratamiento de Datos Personales tratados por VEHICULOS DE LA COSTA S.A.S- VEHICOSTA S.A.S la cual regula la recolección, almacenamiento, uso, circulación, transferencia, transmisión y supresión de los datos recolectados por VEHICOSTA S.A.S (en adelante la “Compañía”) de acuerdo con las disposiciones contenidas en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, por medio de los cuales se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales:

1.Información del responsable del Tratamiento de la información personal

La Compañía responsable del tratamiento de los datos personales es:

• Razón social: Vehículos de la Costa S.A.S
• Domicilio: Cartagena-Bolívar
• Dirección: Pie del Cerro Calle 30 No 18 A 04
• Email: servicioalcliente@vehicosta.com
• Teléfono: 6056517333

2.Tratamiento al cual serán sometidos los datos personales y su finalidad

Los datos personales que usted nos suministra son recolectados, almacenados, organizados, usados, circulados, transmitidos, transferidos, actualizados, rectificados, suprimidos, y gestionados de acuerdo con los siguientes fines:

• • Efectuar las gestiones pertinentes para el cumplimiento del objeto del contrato celebrado con el Titular de la información y gestionar trámites de PQR´s.
• • Verificación y reporte en centrales de riesgo y uso estadístico, tributario, contable, financiero y legal de la Compañía.
• • Publicar su imagen en videos o publicaciones físicas o digitales de VEHICOSTA S.A.S, así como en las diferentes sedes, en la página de internet, redes sociales o en publicaciones corporativas.
• • Personalizar y mejorar productos y servicios, extender ofertas de comercialización que podrían ser de su interés mediante medios electrónicos, página de internet, WhatsApp y redes sociales.
• • Personalizar y mejorar productos y servicios, extender ofertas de comercialización que podrían ser de su interés mediante llamadas telefónicas y mensajes de texto.
• • Efectuar encuestas de satisfacción y extender ofertas de comercialización respecto de los productos y servicios directamente o a través de empresas de mercadeo relacional.
• • Compartir los datos personales a las compañías aseguradoras Allianz Seguros S.A, Axa Colpatria Seguros S.A, Compañía Mundial del Seguros S.A, HDI Seguros S.A, Compañía de Seguros La Previsora S.A, Mapfre Seguros Generales de Colomba S.A, Seguros Generales Suramericana S A y Seguros Bolívar S.A., así como a la corredora de seguros, para extenderles ofertas de comercialización de seguros de diferentes ramos.
• • Transferir y/o transmitir conforme al producto adquirido, mi información al fabricante y/o distribuidor su matriz, filiales, subsidiarias, controladas y similares mis datos personales para fines estadísticos, comerciales, informativos, de seguimiento al producto, de mercadeo, de notificación y contacto al cliente para las campañas de seguridad y/o de satisfacción, mercadeo relacional y/o similares por los canales mencionados en la presente política, verificación en centrales de riesgo, aspectos contables y de nómina, y demás aplicables a cada uno de los titulares.

Toda la información que usted nos proporcione se tratará de acuerdo con la normativa aplicable y sólo se utilizará de acuerdo con los límites establecidos en este documento.

3. Tratamiento de datos sensibles

La Compañía observará estrictamente las limitaciones legales al tratamiento de datos sensibles, por lo cual se asegurará que:

1. El Titular haya dado su autorización explícita a dicho tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
2. El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
3. El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular.
4. El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
5. El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.

4. Canales y Horarios Autorizados por la Compañía para realizar contacto

Se les informa a los titulares de datos personales que la compañía tendrá los siguientes canales de comunicación:

• Llamada Telefónica
• WhatsApp
• Correo Electrónico
• Atención Personalizada

El horario de contacto será de lunes a viernes de 7:00am a 7:00pm y sábados de 8:00am a 3:00pm, de conformidad con lo dispuesto en la Ley 2300 de 2023.

5. Video vigilancia

La Compañía utiliza medios de video vigilancia en diferentes lugares de sus instalaciones. La información recolectada y almacenada se utilizará para fines de seguridad de las personas, los bienes e instalaciones. Esta información puede ser empleada como prueba en cualquier proceso y ante cualquier autoridad.

6. Tratamientos de datos personales de niños y/o adolescentes

El Tratamiento de datos personales de niños y/o adolescentes cumplirá con los siguientes requisitos:

1. Que respete el interés superior de los niños y adolescentes.
2. Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.
3. Valoración de la opinión del menor cuando cuente con la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal del niño o adolescente podrá otorgar la autorización para el Tratamiento de los mismos.

7. Derechos que le asisten como Titular de los datos

De conformidad con lo establecido en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, en el Decreto 1377 de 2013, Ley 2300 de 2023 y demás normas concordantes, el Titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a la Compañía, en su calidad de responsable del Tratamiento. Este derecho podrá ejercerlo frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no hay asido autorizado.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a la Compañía, en su calidad de responsable del Tratamiento, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo establecido en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012 (o en las normas que la reglamenten, adicionen, complementen, modifiquen o deroguen), o cuando se haya presentado la continuidad del tratamiento según lo previsto en el numeral 4° del artículo 10 del Decreto 1377 de 2013.
3. Ser informado por la Compañía, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante la Compañía.
5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
7. Ser contactado por los canales de comunicación y horarios autorizados.

8. Área responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos

El Área de Atención al Cliente de la compañía será responsable de la atención de peticiones, consultas, reclamos, quejas para el ejercicio de los derechos del Titular de la información personal.

9. Procedimiento para ejercer los derechos del Titular de los datos

9.1 Acceso, consulta y contacto a través de los canales de comunicación

El Titular de los datos o sus causahabientes podrán consultar la información que repose en las bases de datos de la Compañía, para lo cual deberán formular la correspondiente petición ante el Área encargada, de acuerdo con el numeral anterior, de lunes a viernes en horario de 8:00 AM a 5:00 PM en Pie del cerro Calle 30 No 18A 04 en la ciudad de Cartagena-Bolívar o al correo electrónico servicioalcliente@vehicosta.com.

Cuando sea realizada una solicitud para consulta y/o acceso a los datos personales que reposan en las bases de datos, la Compañía verificará que la solicitud provenga del titular de los datos personales. En caso de que no se acredite la titularidad de los datos personales o que el solicitante no cuente con la autorización del titular de los datos personales para realizar este trámite, se tendrá por no presentada.

Una vez la solicitud sea admitida, se atenderá en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

9.2 Actualización, corrección, modificación, supresión y/o revocatoria de la autorización de tratamiento de datos personales

El Titular o sus causahabientes, que consideren que la información contenida en las bases de datos de la Compañía y en la autorización de tratamiento de datos personales otorgada deba ser objeto de actualización, corrección, modificación, supresión y/o revocatoria o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley o en esta política, podrán presentar una solicitud ante el Área encargada de la Compañía de lunes a viernes en horario 7:00 AM a 5:00 PM en Pie del cerro Calle 30 No 18A 04 en la ciudad de Cartagena-Bolívar o al correo electrónico servicioalcliente@vehicosta.com, la cual será tramitada bajo las siguientes reglas de conformidad con el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012:

1. La solicitud debe contener como mínimo la siguiente información:
   1. La identificación del Titular:
   2. Los datos de contacto (dirección física y/o electrónica y teléfonos de contacto).
   3. Los documentos que acrediten la identidad del Titular, o la representación de su representante.
   4. La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el Titular busca ejercer alguno de los derechos.
   5. La descripción de los hechos que dan lugar a la solicitud.
   6. Los documentos que se quieran hacer valer.
   7. Firma, número de identificación.
   8. Radicación en original.
2. Cuando sea realizada una solicitud para consulta y/o acceso a los datos personales que reposan en las bases de datos, la Compañía verificará que la solicitud provenga del titular de los datos personales. En caso de que no se acredite la titularidad de los datos personales o que el solicitante no cuente con la autorización del titular de los datos personales para realizar este trámite, se tendrá por no presentada.
3. Si la solicitud resulta incompleta, la Compañía requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de la misma.
4. Para la modificación de los canales de comunicación, el titular podrá a través de correo electrónico definir el o los canales por los cuales desea ser contactado; en caso de no elegir uno, la compañía entenderá que ha autorizado ser contactado por cualquier medio, conforme a lo dispuesto en las leyes que apliquen sobre la materia.
5. En caso de que el Área que recibe la solicitud no sea competente para resolverla, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
6. Una vez recibida la solicitud, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo de esta, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que la solicitud sea decidida.
7. El término máximo para atender la solicitud será de quince (15) días hábiles contados a partir del día hábil siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderla dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

10. Procedencia de la solicitud de supresión y revocatoria de los datos personales

El derecho de supresión de los datos personales no es absoluto y la Compañía puede negar el ejercicio de este cuando:

1. La solicitud de supresión de la información no proceda cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
2. La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
3. Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del Titular, para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el Titular.
4. El Titular de los datos personales puede revocar el consentimiento al Tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal.

11. Vigencia de la Política

La Política rige a partir de su publicación. El término de las autorizaciones sobre el uso de los datos personales se entiende por el término del ejercicio del objeto social de la Compañía.

12. Modificaciones a las Políticas de Tratamiento de Datos Personales.

La Compañía se reserva el derecho, a su exclusiva discreción, de modificar, alterar, agregar o eliminar partes de estas Políticas de Tratamiento de Datos Personales en cualquier momento.